POLA MANAJEMEN KOPERASI
1. Pengertian Manajemen dan Perangkat Organisasi
Pengertian Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement,
yang memiliki arti “seni melaksanakan dan mengatur.”Manajemen belum memiliki
definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet,
misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan
mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin
mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Pengertian Koperasi
Pengertian
koperasi secara sederhana berawal dari kata ”co” yang berarti bersama dan
”operation” (Koperasi operasi) artinya bekerja. Jadi pengertian koperasi adalah
kerja sama. Sedangkan pengertian umum koperasi adalah : suatu kumpulan
orang-orang yang mempunyai tujuan sama, diikat dalam suatu organisasi yang
berasaskan kekeluargaan dengan maksud mensejahterakan anggota.
Koperasi
adalah badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum yang berlandaskan
pada asas kekeluargaan dan demokrasi ekonomi. Kegiatan usaha koperasi merupakan
penjabaran dari UUD 1945 pasal 33 ayat (1). Dengan adanya penjelasan UUD 1945
Pasal 33 ayat (1) koperasi berkedudukan sebagai soko guru perekonomian nasional
dan sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem perekonomian nasional.
Sebagai salah satu pelaku ekonomi, koperasi merupakan organisasi ekonomi yang
berusaha menggerakkan potensi sumber daya ekonomi demi memajukan kesejahteraan
anggota. Karena sumber daya ekonomi tersebut terbatas, dan dalam mengembangkan
koperasi harus mengutamakan kepentingan anggota, maka koperasi harus mampu
bekerja seefisien mungkin dan mengikuti prinsip-prinsip koperasi dan
kaidah-kaidah ekonomi.
Pengertian Manajemen Koperasi
“Ilmu Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana
cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan /
melalui orang lain”.
Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.
Yang dimaksud orang lain disini mempunyai arti yang sangat luas, karena dapat berupa bantuan dalam ujud pikiran, tenaga dan dapat pula intuisinya.
Menurut G. Terry, mendefinisikan bahwa :
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.
“Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan penggunaan suatu ilmu dan seni yang bersama-sama menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan”.
2. Rapat Anggota
Rapat
Anggota merupakan syarat bagi badan usaha yang bernama koperasi. Bukan
bermaksud menggurui, tapi sekedar mengingatkan. Bagaimana pelaksanaan Rapat
Anggota sesuai ketetapan UU Koperasi No 25/1992.
Bagi
primer Puskowanjati, Rapat Anggota sudah menjadi hajatan rutin setiap tahun.
Kendati sudah menjadi agenda tahunan, tapi masih ada juga pengurus primer yang
begitu tegang tatkala menjelang dilaksanakannya Rapat Anggota. Anggota yang
hadir dalam rapat anggota seakan menjadi momok yang menakutkan. Terutama ketika
menginjak pada acara pandangan umum. Saat itulah Pengurus seakan menjadi pihak
yang diadili.
Pada
pandangan umum itulah, berbagai kritikan, masukan ataupun usulan disampaikan
anggota. Hal tersebut ada yang disampaikan secara tertulis tapi ada juga yang
disampaikan secara lisan. Untuk pendapat anggota yang disampaikan lewat tulisan
sebagaimana tercantum dalam berita acara, biasanya sudah disiapkan jawabannya
oleh pengurus. Tapi untuk pernyataan yang disampaikan secara lisan, inilah yang
biasanya membuat pengurus terkadang tergagap bagi yang tidak siap dengan
materinya.
Hal
tersebut biasanya terjadi pada saat Rapat Anggota Tahunan yang membahas Laporan
Pertanggung Jawaban Pengurus dan Pengawas. Karena dalam forum itulah pengurus
harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya selama setahun. Saat itulah
biasanya pengurus deg-deg an. Wajar memang, karena tidak ada manusia yang
sempurna. Begitu pula pengurus dalam pengelolaan koperasinya. Dan wajar pula
bila anggota kemudian juga mempertanyakan ketidak sempurnaan tersebut. Tapi
kebanyakan pertanyaan anggota karena ketidak tahuannya.
Dengan
demikian permasalahannya bagaimana membuat anggota faham terhadap kondisi
koperasinya. Dan bisa mengerti terhadap kendala yang dihadapi pengurus dalam
pengelolaan koperasinya. Dari kefahaman dan pengertian itulah yang kemudian
membuat anggota bisa menerima serta menyetujui LPJ.
Sementara
pada Rapat Anggota membahas Rencana Kerja & RAPB biasanya juga tidak begitu
menegangkan. Karena dalam hal ini anggota biasanya hanya menyampaikan usulan
dan sedikit kritikan tentang rencana yang dibuat pengurus. Kendati demikian
ketegangan terjadi manakala, ada usulan yang dipaksakan. Disinilah kemampuan
penguasaan Pengurus tentang koperasinya akan teruji.
Bagaimanapun
Pengurus harus faham tentang sistem yang diterapkan, tahu tentang potensi dan
kendala yang dihadapi koperasinya. Dengan demikian setiap usulan yang
disampaikan bisa cepat dianalisa berdasarkan potensi dan kendala yang ada.
Sehingga alasan yang disampaikan pada anggota adalah logis. Dan pada akhirnya
keputusan yang diambil bukan menjadi pemberat tapi menjadi pendorong bagi
koperasi untuk bisa terus berkembang.
Pada
koperasi yang mempunyai anggaran cukup, biasanya Rapat Anggota dilaksanakan 2
kali. Pada Desember biasanya Rapat Anggota untuk membahas Rencana Kerja dan
RAPB tahun berikutnya. Sedang pada Pebruari dilaksanakan Rapat Anggota yang
membahas LPJ Pengurus dan Pengawas. Sementara bagi koperasi primer dengan
anggaran pas-pasan, biasanya penyelenggaraan kedua jenis Rapat Anggota tersebut
dijadikan satu.
Sedangkan
sesuai dengan ketentuan UU Koperasi No 25/1992, Rapat Anggota yang didasarkan
waktu dan tujuan dibagi menjadi Rapat Pembentukan Koperasi, Rapat Rencana dan
Pertanggung Jawaban, Rapat Anggota Luar biasa. Sementara didasarkan waktu
pelaksanaanya diatur dalam Psl 26, ayat 1 dan 2. Dalam ketentuan tersebut Rapat
Anggota diadakan paling sedikit 1 kali dalam setahun. Dan Rapat Anggota untuk
pengesahan LPJ diselenggarakan paling lambat 6 bulan setelah tahun buku lampau.
Dalam
UU No 25 tahun 1992 Pasal 21 ayat 1 juga disebutkan tentang perangkat
organisasi. Pada ketentuan tersebut yang dimaksud perangkat organisasi terdiri
dari anggota, pengurus dan pengawas. Pengurus dalam hal ini berperan sebagai
penyelenggara Rapat Anggota, memimpin dan mengendalikan persidangan, memaparkan
pertanggung jawaban, memaparkan rencana kerja dan rencana keuangan. Kemudian
juga menjawab dan menjelaskan pertanyaan peserta. Sedang peran Pengawas adalah
memaparkan hasil pengawasan, memaparkan rencana pengawasan dan menjawab serta menjelaskan
pertanyaan peserta.
Agar
persidangan Rapat Anggota bisa berjalan, tentu ada rambu-rambu yang harus
dipatuhi. Untuk ketukan palu saja juga ada aturannya. Ketukan palu satu kali
sebagai keputusan. Sedang ketukan 2 kali sebagai tanda skorsing dan pencabutannya,
perpindahan pimpinan sidang. Ketukan palu 3 kali menunjukan tanda pembukaan
ataupun penutupan. Tapi bila ketukan palu lebih dari 3 kali hali ini
dimaksudkan untuk menenangkan forum atau minta perhatian forum.
Persidangan
baru bisa dimulai bila qourum terpenuhi. Dalam tata tertib biasanya disebutkan
sidang Rapat Anggota dianggap syah bila dihadiri oleh sekurang-kurangnya 50 % +
1 dari jumlah anggota yang diundang. Sementara peserta sidang tentu diharapkan
bisa menjaga tata tertib persidangan sebagai etika forum. Selain itu mempunyai
dasar dari tiap dialog yang dibangun. Untuk itu peserta juga harus faham
tentang tujuan persidangan.
Tapi
bagaimanapun, pimpinan sidang akan sangat menentukan jalannya persidangan.
Untuk itu suatu yang wajib bagi pimpinan sidang agar menguasai materi
persidangan. Disamping itu juga menguasai tata cara sidang serta faham tujuan.
Pimpinan sidang juga harus mampu memfasilitasi kebutuhan forum dengan cara jadi
pendengar yang baik serta kritis. Namun pimpinan juga harus tegas pada
keputusan-keputusan yang telah diambil.
3. Pengurus
Pengurus
koperasi dipilih dari kalangan dan oleh anggota dalam suatu rapat
anggota. Ada kalanya rapat anggota tersebut tidak berhasil memilih seluruh
anggota Pengurus dari kalangan anggota sendiri. Hal demikian umpamanya
terjadi jika calon-calon yang berasal dari kalangan-kalangan anggota sendiri
tidak memiliki kesanggupan yang diperlukan untuk memimpin koperasi yang
bersangkutan, sedangkan ternyata bahwa yang dapat memenuhi syarat-syarat ialah
mereka yang bukan anggota atau belum anggota koperasi (mungkin sudah turut
dilayani oleh koperasi akan tetapi resminya belum meminta menjadi anggota).
4. Pengawas
Setelah
memilih pengurus, barulah kemudian dibentuk tim pengawas tim koperasi yang akan
bertindak sebagai pengawas atas kinerja pengurus koperasi. Dalam pelaksanaan
tugasnya, pengurus harus melaporkan kinerjanya kepada pengawas, tetapi pengawas
harus merahasiakannya kepada pihak yang bukan anggota koperasi. Kemudian, hasil
dari pengawasan ini disampaikan dalam rapat anggota.
Untuk
lebih mudah, mekanisme pengawasan dilakukan sebagai berikut: anggota memilih
ketua dan pengurus, lalu ketua menentukan pengawas. Pengurus harus lapor kepada
pengawas. Pengawas harus melaporkan kepada ketua, dan ketua akan menyampaikan
hasilnya kepada anggota. Sehingga ada mata rantai pengawasan dalam koperasi
tersebut, dan secara tidak langsung semua anggotalah yang melakukan pengawasan.
5. Manajer
Pengertian
istilah manajer untuk koperasi mulai diperkenalkan di Indonesia pada akhir
tahun 1970-an. Sesungguhnya sebelum tahun tersebut, sudah banyak koperasi yang
dalam pengurusan administrasi perkantorannya diserahkan kepada seorang manajer.
Namun, pada waktu itu istilah yang digunakan adalah administratur. Seorang
administratur memang seorang manajer, tetapi kegiatannya cenderung ke arah
kegiatan di bidang administratif (ketatausahaan) dan masalah-masalah
perkantoran lainnya. Sedangkan istilah manajer koperasi yang muncul pada akhir
tahun 1970-an dan berkembang pada tahun 1980-an, lebih terkait dengan kegiatan
teknis operasional kegiatan usaha koperasi.
Dalam
batasan yang diberikan oleh Mary Parkeer Pollet dalam Hedrojogi (2000)
dikatakan bahwa “manajer itu mempunyai bawahan”, jadi seorang mandor pun
termasuk seorang manajer, karena mempunyai orang-orang di bawahnya untuk
diarahkan dan dikendalikan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Koperasi
yang sudah maju pada dasarnya memerlukan tenaga manajer yang profesional untuk
menjalankan kegiatan usahanya. Peranan manajer dikaitkan dengan volume usaha,
modal kerja dan fasilitas yang diatur oleh pengurus. Besar kecilnya volume
usaha merupakan batasan dan ukuran perlu tidaknya diangkat seorang manajer.
Untuk koperasi yang kegiatan usahanya cukup besar dan komplek perlu mengangkat
banyak manajer. Sedangkan bagi koperasi yang masih sederhana kegiatannya maka
cukup penguruslah yang sekaligus bertindak sebagai manajer.
Rencana
pengangkatan pengelola / manajer koperasi harus diajukan dalam rapat anggota
untuk mendapat persetujuan. Dalam hal ini perlu ditegaskan bahwa yang
dimintakan persetujuan adalah rencana pengangkatan pengelola / manajer usaha.
Sedangkan pemilihan dan pengangkatannya dilaksanakan oleh pengurus koperasi.
Pengurus
bertanggung jawab penuh dan harus memahami keinginan para anggota dan
merumuskannya dalam suatu kebijakan. Pengurus boleh memberikan arahan-arahan
kegiatan, sedangkan pelaksanaan detilnya harus diserahkan kepada manajer.
Manajer profesional dan mampu menggunakan dan memanfaatkan sumber daya yang
tersedia yang berada dalam kewenangannya.
Manajer
dapat diklasifikasikan menurut tingkatannya dalam organisasi atau menurut ruang
lingkup kegiatan yang dikelola manajer. Dalam hal ini manajer dapat
dikelompokkan menjadi 3 (tiga) tingkatan, yaitu :
1. Manajemen Puncak (Top Management)
Manajemen puncak bertanggung jawab langsung kepada pengurus. Ia
bertanggung jawab atas manajemen bidang usaha dari koperasi secara menyeluruh.
Dalam perusahaan swasta yang besar, mereka juga disebut juga sebagai Chief
Executive Officer (CEO).
2. Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen
menegah ini memberikan pengarahan-pengarahan kegiatan kepada manjer bawahan
atau dalam hal tertentu bisa juga kepada karyawan-karyawan operasional. Jika
manajemen puncak menetapkan kebijakan-kebijakan operasional dan pemecahan
masalah lingkungan organisasi mana manajer / manajemen menengah bertanggung
jawab terhadap implementasi kebijakan organisasi.
3. Manajemen Lini Pertama / Bawah (Lower
Management)
Manajer
lini pertama ini bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain (bawahannya) dan
memberikan pengarahan kepada mereka. Manajer yang baik harus memiliki
kualifikasi sebagai berikut :
1. Harus cakap dan memiliki technical skill, dalam
arti bawahan mereka harus mampu memecahkan permasalahan sumber daya secara
fisik (nyata).
2. Memiliki executive skill, yaitu mampu
memecahkan masalah yang berkaitan dengan SDM.
3.
Harus kreatif, mampu menciptakan ide, metode atau cara baru dalam pekerjaan,
sehingga lebih efektif dan efisien.
4. Mampu
mempunyai pandangan jauh ke depan.
5. Mempunyai jiwa kepemimpinan (leadership), sehingga
dipatuhi oleh bawahan.
6. Memiliki organizational skill, sehingga
mampu menjabarkan kegiatan-kegiatan operasional.
7.
Mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
8. Mampu
bekerjasama dengan orang lain.
9. Mampu
memadukan dan mengakomodasi perbedaan pandangan dari bawahan.
Sedangkan
tugas dan kewajiban manajer dapat dijabarkan sebagai berikut :
1.
Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus;
2. Mengankat
/ memberhentikan karyawan koperasi atau kuasa dan / atau persetujuan pengurus;
3. Membantu
pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan pendapatan koperasi;
4.
Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang pelaksanaan tugas yang
diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran perbaikan / peningkatan usaha
yang dilakukan;
5.
Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas kepada pengurus koperasi.
6. Pendekatan Sistem pada Koperasi
MENURUT DRAHEIM KOPERASI MEMPUNYAI SIFAT GANDA :
1.
Organisasi dari orang –orang dengan unsur eksternal ekonomi
dan sifat-sifat sosial (Pendekatan sosiologi)
2.
Perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam
ekonomi pasar (Pendekatan Neo Klasik)
